Exemples d’outils · Plan A

L’outil s’adapte à vous. Pas l’inverse.

Un logiciel tout fait vous demande de changer vos habitudes. Ici, c’est le contraire. Chaque outil part de votre façon de travailler et de vos vrais besoins. Les dix exemples de cette page ne sont pas des produits à acheter tels quels. Ils montrent ce qu’il est possible de construire, puis d’ajuster pour vous.

Vos motsLes onglets, les étapes et les intitulés reprennent le vocabulaire de votre métier.
Vos règlesVos tarifs, vos délais, vos calculs et vos relances, tels que vous les pratiquez.
Vos documentsDevis, factures, feuilles et courriers à vos couleurs, prêts à imprimer.
Vos donnéesElles restent chez vous, avec une sauvegarde en un clic.

CSE, CSSCT et commissions

Le Bureau des instances

Pour le bureau du comité et pour la commission santé, sécurité et conditions de travail. Les séances, la prévention et les engagements de la Direction, au même endroit. Il réunit deux outils, que l’on peut aussi prendre séparément.

Préparer et suivre les séances

Le tableau de bord montre la prochaine séance, ce qui est en retard et les questions restées sans réponse.

L’ordre du jour préparé point par point, puis exporté.
Les décisions et les engagements de la Direction suivis jusqu’au bout.
Les questions des élus et les réponses obtenues.

À adapter. Vos commissions, vos catégories de points, votre modèle d’ordre du jour.

Tester l’outil Préparer et suivre les séances, avec des données fictives

Tableau de bord du Bureau du CSE : engagements de la Direction tenus à temps, prochaine séance et son ordre du jour, points à traiter

Prévenir les risques avec la CSSCT

Le tableau de bord montre la prochaine inspection, les enquêtes à ouvrir et les actions de prévention en retard.

Les inspections planifiées au rythme légal, leurs constats transformés en actions.
Les accidents, les presque-accidents et les alertes de danger grave et imminent, avec leur enquête.
Le plan d’action prévention suivi par risque, jusqu’au compte rendu remis à la Direction.

À adapter. Vos zones et ateliers, votre grille de visite, vos familles de risques.

Tester l’outil Prévenir les risques avec la CSSCT, avec des données fictives

Tableau de bord du Bureau de la CSSCT : actions de prévention tenues à temps et en retard, accidents avec arrêt sur 12 mois, prochaine inspection, enquête à ouvrir

Pour les TPE et PME

Le Bureau de gestion, un métier à la fois

Une base commune pour tous : la prospection et ses relances, les clients, les devis, les factures et les encaissements à déclarer. Puis une partie propre à chaque métier. Voici huit exemples, des services aux métiers du bâtiment.

Une formatrice en management

Ses sessions de formation, de la convention à la facture.

Les conventions à faire signer, rappelées sur le tableau de bord.
La feuille d’émargement par demi-journée, prête à imprimer.
Une session réalisée se facture en un clic.

À adapter. Vos programmes, vos tarifs à la journée, vos documents de formation.

Tester l’outil Une formatrice en management, avec des données fictives

Tableau de bord d’une formatrice : jours de formation à venir, conventions à envoyer ou à faire signer, montants à facturer et à encaisser, prochaine session et points à traiter

Une créatrice de bijoux

Ses commandes, ses créations et son stock, du salon à la boutique en ligne.

Les commandes à préparer, quel que soit le canal de vente.
Le stock qui baisse tout seul à l’expédition, avec une alerte quand il devient bas.
La remise des boutiques en dépôt-vente, reprise sur la facture.

À adapter. Vos canaux de vente, vos collections, vos conditions avec les boutiques.

Tester l’outil Une créatrice de bijoux, avec des données fictives

Tableau de bord d’une créatrice de bijoux : commandes à préparer, créations en stock bas, encaissé du mois, prochain salon et points à traiter

Une sophrologue

Ses rendez-vous, ses forfaits de séances et la fidélité de ses clients.

Chaque séance honorée est retirée du forfait du client.
Les séances restantes visibles d’un coup d’œil.
Les clients sans rendez-vous depuis plus de 45 jours, à recontacter.

À adapter. Vos types de séances, vos forfaits, vos ateliers en entreprise.

Tester l’outil Une sophrologue, avec des données fictives

Tableau de bord d’une sophrologue : rendez-vous de la journée, forfaits à renouveler, clients à recontacter et points à traiter

Un peintre en bâtiment

Ses chantiers, du métré à la facture.

Le devis au mètre carré, pièce par pièce : murs, plafonds, boiseries et nombre de couches.
Le planning des chantiers, et les façades à décaler selon la météo.
L’acompte, puis les factures au fil de l’avancement des gros chantiers.

À adapter. Vos prix au mètre carré, vos produits, vos taux de TVA selon les travaux.

Tester l’outil Un peintre en bâtiment, avec des données fictives

Tableau de bord d’un peintre : chantiers de la semaine et météo de chaque jour, façade à décaler, devis en attente, montant à facturer et points à traiter

Un poseur de fenêtres en PVC

Chaque chantier suivi, de la prise de cotes à la pose.

Les cotes notées fenêtre par fenêtre, sur place.
La commande au fournisseur et le délai de fabrication surveillé, avec une alerte si la livraison tarde.
L’assurance décennale rappelée sur les devis et les factures.

À adapter. Vos fournisseurs, vos gammes, vos délais de fabrication.

Tester l’outil Un poseur de fenêtres en PVC, avec des données fictives

Suivi des chantiers d’un poseur de fenêtres : cotes, commande, livraison, pose et réserves

Un plombier-chauffagiste

Ses contrats d’entretien et ses dépannages.

Les contrats d’entretien de chaudière, avec un rappel chaque année.
Les dépannages, avec les pièces utilisées reprises sur la facture.
Les visites du mois à planifier, d’un coup d’œil.

À adapter. Vos contrats, vos tarifs de déplacement, vos pièces courantes.

Tester l’outil Un plombier-chauffagiste, avec des données fictives

Tableau de bord d’un plombier-chauffagiste : entretiens à planifier ce mois-ci et dépannages à facturer

Un paysagiste

Ses jardins entretenus au fil des saisons.

Les contrats d’entretien de jardins, client par client.
Des passages qui changent selon la saison : tonte au printemps, taille à l’automne.
Les chantiers de création, du devis à la facture.

À adapter. Vos prestations, vos fréquences de passage, vos secteurs.

Tester l’outil Un paysagiste, avec des données fictives

Planning d’un paysagiste : passages de la semaine selon la saison et contrats d’entretien

Un électricien

Ses devis par pièce et ses attestations.

Le devis pièce par pièce : prises, éclairage, tableau électrique.
Les attestations de conformité à fournir, suivies jusqu’à leur remise.
Les chantiers terminés à facturer, rappelés sur le tableau de bord.

À adapter. Vos prix à l’unité, vos fournitures, vos types d’installation.

Tester l’outil Un électricien, avec des données fictives

Tableau de bord d’un électricien : devis par pièce, attestations de conformité à fournir et chantiers à facturer

Votre métier n’est pas dans la liste ? C’est normal.

Ces exemples servent de point de départ. Lors du questionnaire, on regarde ensemble ce qui vous prend du temps. L’outil se construit ensuite autour de vos réponses.

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